Privacy statement Younited®

Privacy statement

Wie zijn wij?

Wij zijn Younited B.V. Wij zijn hét platform dat zelfstandig ondernemers en opdrachtgevers met elkaar verbindt. Dit doen wij door het mogelijk maken van de match tussen opdracht en ondernemer, de administratie rondom overeenkomsten in orde te maken en ondernemers te ondersteunen door een community en een store beschikbaar te stellen.

Younited B.V. (hierna ook aangeduid met “wij” of “ons”) is verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679). Ons hoofdkantoor is gevestigd aan de P.J. Oudweg 61 te (1314 CK) Almere, telefoonnummer: 036-5294573.

Wij maken onderdeel uit van RGF Staffing the Netherlands B.V., gevestigd te Almere en Recruit Holdings Co. Ltd, gevestigd te Japan.

Wanneer verwerken wij jouw informatie?

Wij verwerken persoonsgegevens van jou op het moment dat je op enigerlei wijze contact met ons opneemt en/of gebruikmaakt van ons platform en/of één van de (andere) diensten die wij aanbieden, bijvoorbeeld de powered by-dienstverlening. Onder persoonsgegevens wordt verstaan, alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van Verordening (EU) 2016/679.

Zoals bijna iedere website, maakt ook onze website gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om je de beste gebruikerservaring te geven. Voor meer informatie hierover verwijzen wij je naar ons cookiestatement.

Voor welke doelen gebruiken wij jouw informatie?

1. Gebruik diensten Younited® platform

Ben je (toekomstig) zelfstandig ondernemer en (ben je van plan gebruik te maken of) maak je gebruik van ons platform? Dan kunnen wij je persoonsgegevens binnen het platform voor de navolgende doelen verwerken:

• het faciliteren van een account op ons platform en het geven van inzage in de daarin opgenomen diensten;
• het faciliteren van een persoonlijk profiel op ons platform, waarin je persoonlijke informatie kunt opnemen, die kan worden gebruikt om je voor te stellen aan, of in contact te brengen met (potentiële) opdrachtgevers voor het uitvoeren van opdrachten en/of in de Match Tool en/of de Community getoond wordt bij gebruikmaking ervan;
• deelname aan onze Match Tool, waarin je persoonlijke profiel en beschikbaarheid voor opdrachten zichtbaar zijn voor opdrachtgevers (waaronder intermediairs). Ook worden daarin opdrachten van onze opdrachtgevers getoond, kun je reageren op opdrachten en kunnen partijen met elkaar in contact treden;
• deelname aan de Community, waarin je profiel zichtbaar is en je kunt communiceren met andere zelfstandig ondernemers. Ook kun je daarin door ons geplaatste (nieuws)berichten, marktontwikkelingen en/of soortgelijke berichten lezen en ook zelf berichten plaatsen;
• om je toegang te kunnen geven tot onze Store. In de Store kun je diensten en/of producten afnemen, zoals opleidingen of verzekeringen, bij daarin genoemde externe bedrijven;
• om jou op een geschikte opdracht voor te stellen;
• om uitvoering te kunnen geven aan de gevraagde dienstverlening;
• om een relatie gericht op het verwerven en uitvoeren van opdrachten aan te gaan en/of te onderhouden.

Ben je opdrachtgever of intermediair? Dan kunnen wij je persoonsgegevens binnen het platform voor de navolgende doelen verwerken:

• het aanmaken en faciliteren van een account op ons platform;
• deelname aan onze Match Tool, waarin opdrachten kunnen worden geplaatst, profielen van zelfstandig ondernemers kunnen worden bekeken en onderling contact kan worden gelegd;
• om uitvoering te kunnen geven aan de gevraagde dienstverlening;
• om een relatie gericht op het verwerven en uitvoeren van opdrachten aan te gaan en/of te onderhouden.

2. Het aangaan van een zakelijke relatie

Je persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om:

• uitvoering te kunnen geven aan de – al dan niet via de website - gevraagde dienstverlening;
• een overeenkomst van opdracht, bemiddelingsovereenkomst, tussenkomstovereenkomst, leveranciersovereenkomst, samenwerkingsovereenkomst of andersoortige overeenkomst te kunnen sluiten;
• uitvoering te kunnen geven aan de gesloten overeenkomst(en), hiervoor een (financiële) administratie te voeren en/of hier beheer op te kunnen voeren en/of betalingen te kunnen doen/faciliteren;
• uitvoering te geven aan de Wet implementatie EU-richtlijn gegevensuitwisseling digitale platformeconomie (Richtlijn (EU) 2021/514 (DAC7)). Op grond van deze wet dienen wij jaarlijks informatie over de zelfstandig ondernemers, die via ons een opdracht aangaan door te geven aan de Belastingdienst. Dit betreffen persoons- en bedrijfsgegevens, vestigingsadres(sen) en informatie over facturatie/inkomsten;
• een relatie gericht op het verwerven en uitvoeren van opdrachten aan te gaan en te onderhouden;
• een account aan te kunnen maken en faciliteren op ons platform.

3. Afhandeling sollicitaties interne vacatures Younited®

Je persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om:

• met je in contact te treden en contact te onderhouden over je sollicitatie;
• je geschiktheid voor een interne functie of opdracht waarop je hebt gesolliciteerd te kunnen beoordelen.

4. Ook kunnen wij je persoonsgegevens gebruiken voor de navolgende doeleinden

• om uitvoering te geven aan andersoortige – al dan niet via de website - gevraagde dienstverlening;
• voor legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, het doen van data analyses, bijhouden van statistieken, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop) en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid;
• naleving van of onderzoek naar (vermoedelijke) overtreding van gemaakte afspraken, gebruiksvoorwaarden, interne beleidsregels/instructies en/of wet- en regelgeving;
• om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen;
• om je te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail(s), nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om je aanbiedingen te kunnen doen. Wil je onze nieuwsbrieven niet meer ontvangen, dan kan je je daarvoor afmelden via een link onderin de nieuwsbrief of door het ontvangen van de nieuwsbrief uit te zetten onder ‘Mijn instellingen’ op het platform.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Het is noodzakelijk dat je ons persoonsgegevens verstrekt, omdat wij anders geen uitvoering kunnen geven aan de door jou gevraagde dienstverlening en/of geen overeenkomst met je aan kunnen gaan. Welke persoonsgegevens wij precies verwerken, zal per doel verschillen.

1. Bij gebruik van het Younited® platform

Je bent (toekomstig) zelfstandig ondernemer
Bij een account op het platform:

• Naam
• E-mailadres
• Accountgegevens (laatst online, IP-adres, registratiedatum en activatie app)

Bij een persoonlijk profiel op het platform:

Verplichte persoonsgegevens:

• Naam
• E-mailadres, telefoonnummer
• Opleidingen en cursussen, werk-/denkniveau, vaardigheden, werkervaring, vakgebied
• Motivatietekst
• Beschikbaarheid
• Bedrijfsnaam, KvK-nummer (indien al aanwezig)

Optioneel in te vullen persoonsgegevens:

• Adresgegevens (straatnaam, huisnummer, postcode, plaats en land)
• Persoonlijke website en sociale media accounts
• Gewenst profiel (vakgebied)
• Foto (indien je hiervoor toestemming geeft)
• CV
• Motivatiebrief
• Interesses
• Aanvullende persoonlijke informatie, die je zelf toevoegt aan je profiel

Indien je gebruik maakt van de Match Tool:

• Naam, opleidingen, werkervaring en vaardigheden
• Andere gegevens opgenomen in het door jou gemaakte profiel
• Welke (soort) opdracht(en) je zoekt en hebt gezocht
• Reacties op opdrachten en verdere communicatie daarop

Indien je gebruik maakt van de Community:

• Naam, opleidingen, werkervaring en vaardigheden opgenomen
• Andere gegevens in het door jou gemaakte profiel
• Eigen content/berichten die je plaatst en communicatie die je voert
• Datum en tijd van je communicatie en/of plaatsen content

Indien je gebruik maakt van de Store:

• Naam
• Diensten en/of producten die je hebt afgenomen bij ons of externe partijen
• Bestelhistorie
• Door jou geplaatste beoordelingen over afgenomen producten
• Tonen van informatie van externe partijen in je persoonlijke dashboard (indien je hiervoor toestemming geeft).

Je bent een opdrachtgever of intermediair
Bij een account op het platform:

• Bedrijfsnaam en KvK-nummer
• Naam contactpersoon
• Zakelijke contactgegevens
• Accountgegevens (registratiedatum, laatst online en IP-adres)
• Communicatie aangaande reacties op opdrachten

2. Bij het aangaan van een zakelijke relatie met Younited®

Je bent zelfstandig ondernemer

• Naam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Adresgegevens (straatnaam, huisnummer, postcode, plaats en land)
• E-mailadres, telefoonnummer
• Nationaliteit
• Bedrijfsnaam en type
• Identiteitsnummer, -type en vervaldatum
• Eventuele verblijfs- en tewerkstellingsvergunningen
• Btw-identificatienummer
• Bankgegevens
• Uren(registratie), fixed fee (vaste vergoeding), vergoedingen
• Facturen, betaalgegevens
• Opdrachtgegevens
• KvK-nummer
• Aangegane overeenkomst(en) (van opdracht)
• Arbeidsverleden
• Vakgebied
• Verzekeringsinformatie
• Diploma’s, certificaten en/of andere vergelijkbare documenten, waar benodigd
• Screeningsinformatie, waaronder VOG (indien benodigd) en controle op echtheid van documenten
• Fiscaal ID-nummer (BSN/RSIN) met lidstaat van afgifte, bij gebrek daaraan geboorteplaats (op grond van wetgeving (richtlijn 2011/16/EU, ook wel DAC7))
• Gegevens voor het onderhouden van de relatie
• Accountgegevens (laatst online, IP-adres, registratiedatum en activatie app)

Overige zakelijke relaties

• Bedrijfsnaam
• Naam contactpersoon, geslacht
• Zakelijke contactgegevens
• KvK-nummer/Btw-identificatienummer
• Facturen, betaalgegevens
• Opdrachtgegevens
• Aangegane overeenkomst(en) (van opdracht)
• Gegevens voor het onderhouden van de relatie
• Accountgegevens (registratiedatum, laatst online en IP-adres)

3. Bij een sollicitatie op een interne vacature bij Younited®

• Naam, adres, woonplaats
• Emailadres, telefoonnummer en eventuele andere contactgegevens
• Geboortedatum, geslacht
• Curriculum vitae (CV), werkervaring, opleiding- en scholingsgegevens
• Foto (indien je hiervoor toestemming hebt gegeven)
• Doelgroepstatus/doelgroepverklaring (indien van toepassing)
• Andere door jou in het kader van de sollicitatie verstrekte gegevens

Grondslagen van verwerking persoonsgegevens

Persoonsgegevens verwerken wij op de volgende rechtsgronden:

• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die wordt of is

aangegaan en waarbij jij partij bent. Denk hierbij aan een dienstverleningsovereenkomst, tussenkomstovereenkomst, opdrachtovereenkomst of leveranciersovereenkomst.

• De verwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen.
• De verwerking is noodzakelijk in verband met een gerechtvaardigd (bedrijfs)belang dat wij hebben, te weten:

- legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, data analyses, bijhouden van statistieken, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop) en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid;

- naleving van of onderzoek naar (vermoedelijke) overtreding van overeengekomen afspraken, interne beleidsregels/instructies en/of wet- en regelgeving;

- om je te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om je aanbiedingen te kunnen doen.

• De persoonsgegevens worden verwerkt met je (uitdrukkelijke) toestemming (bijvoorbeeld sollicitaties op interne vacatures bij Younited® of voor het gebruik van foto’s). Een gegeven toestemming kun je op ieder moment weer intrekken. Dat betekent dat wij vanaf dat moment het betreffende persoonsgegeven niet meer verwerken voor het doeleinde waarvoor toestemming was gevraagd.

Beveiliging van jouw informatie

Wij spannen ons tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. Medewerkers, die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens, zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding.

Mocht je hier opmerkingen of klachten over hebben, neem dan contact op met privacy@rgfstaffing.nl.

Hoe delen wij jouw informatie?

1. Binnen onze onderneming

Jouw persoonsgegevens delen wij binnen ons concern met andere bedrijfsonderdelen voor het uitvoeren van de doelen omschreven in dit privacy statement.

Wij zijn onderdeel van Recruit Holdings Co. Ltd, gevestigd te Japan (hierna: Recruit). Je persoonsgegevens kunnen, in beperkte mate, worden gedeeld met Recruit voor legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder managementanalyses, het afgeven van prognoses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop). De Europese Commissie heeft het adequaatheidsbesluit met betrekking tot Japan vastgesteld. Dit betekent dat Japan een gelijkwaardig beschermingsniveau hanteert voor persoonsgegevens als onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Voor meer informatie hierover kun je contact opnemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, zie hiervoor de gegevens onder ‘Contact’.

2. Buiten onze onderneming

Je persoonsgegevens worden ook gedeeld met externe partijen, personen en organisaties buiten ons bedrijf voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de doeleinden omschreven in dit privacy statement.
Wij maken gebruik van externe bedrijven, onderaannemers en/of leveranciers die op ons verzoek specifieke taken of opdrachten uitvoeren en met wie jouw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld. Enkele voorbeelden:

• er wordt gebruikt gemaakt van externe hosting providers voor het beheer van ons platform en de opslag van je gegevens;
• er vindt inschakeling van externe adviseurs en consultants plaats.

Wij delen je persoonsgegevens met externe partijen om de overeenkomst die wij met jou zijn aangegaan uit te voeren. Zo wordt er bij een tussenkomstovereenkomst informatie over jou verstrekt aan de opdrachtgever waar je je opdracht gaat uitvoeren. Wij delen jouw gegevens met de intermediair die jij hebt gebruikt/gecontracteerd om jouw opdracht aan te melden en uit te voeren. Zo heeft de intermediair toegang tot het platform om de opdrachtgegevens te kunnen inzien..

Ook delen wij je persoonsgegevens met externe partijen om uitvoering te kunnen geven aan de door jou gevraagde dienstverlening. Zo kunnen wij jouw CV delen met een potentiële opdrachtgever vanwege een mogelijk nieuwe opdracht. Indien je in ons platform gebruik maakt van de Match Tool of Community zijn je persoonsgegevens uit je profiel zichtbaar voor andere (externe) gebruikers. Je kunt je instellingen of profiel wijzigen indien je deze inzage wenst aan te passen.

Je kunt ook via ons platform, bijvoorbeeld de Store of Match Tool, doorlinken naar websites van externe bedrijven, zoals opdrachtgevers of leveranciers. Younited® is niet verantwoordelijk voor de gegevensverwerking of het privacy beleid van deze externe bedrijven. Ook is Younited® niet verantwoordelijk voor de eventuele verwerking van je persoonsgegevens door andere (externe) gebruikers van deze website.

Younited® maakt in een enkel geval gebruik van software, waarbij gegevens buiten de EU worden gedeeld. Dit betreft Hubspot, waarin gegevens van potentiële opdrachtgevers (prospects) en opdrachtgevers worden verwerkt. Hubspot is gevestigd in de Verenigde Staten, data wordt in de EEU gehost, maar voor support op afstand en voor communicatiedoeleinden kan de verwerking in de Verenigde Staten plaatsvinden. Wij maken alleen gebruik van externe bedrijven buiten Europa als sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. De EU modelcontracten (standaard bepalingen inzake
gegevensbescherming) vastgesteld door de Europese Commissie worden overeengekomen en er worden waar nodig aanvullende maatregelen getroffen en afspraken gemaakt om je persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. Voor meer informatie over deze partijen en/of om een kopie van de EU modelcontracten te raadplegen, kun je contact opnemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, zie hiervoor de gegevens onder ‘Contact’.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Jouw persoonsgegevens worden, in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving, bewaard zolang deze noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Bij gebruikmaking van het platform van Younited®:

• zolang je account actief is;
• tot het moment dat je zelf je persoonsgegevens in je account wijzigt of verwijdert.

Ben je een zakelijke relatie, dan worden de navolgende termijnen gehanteerd:

• persoonsgegevens en documenten die fiscaal van belang zijn en/of onderdeel uitmaken van de civiele administratieve bewaarplicht, die wij als onderneming hebben (zoals leveranciersovereenkomsten, bemiddelingsovereenkomst, tussenkomstovereenkomsten, facturen) bewaren we gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde;
• verzekeringsbewijzen bewaren we gedurende 5 jaar na einde van een overeenkomst van opdracht, die met Younited® dan wel met de opdrachtgever, via Younited®, is aangegaan om te voldoen aan onder meer de toetsing van de wet DBA.

Bij sollicitaties op vacatures bij Younited® worden je gegevens maximaal 4 weken bewaard, tenzij je toestemming hebt gegeven om je gegevens maximaal 1 jaar te bewaren.

Overige contactinformatie bewaren we tot 2 jaar na het laatste contact. Hieronder valt onder meer:

• gegevens die gebruikers achterlaten bij het doen van een melding conform het noticeand-action beleid;
• Gegevens die gebruikers achterlaten om zich aan te melden voor een overeenkomst van opdracht en waarbij de aanvraag is afgewezen;
• overige informatie die is achtergelaten na een contactmoment met Younited®, waaronder maar, niet uitsluitend, naam, telefoonnummer, e-mailadres, etc.

Van de hier genoemde termijnen kan door ons worden afgeweken waar noodzakelijk (bijvoorbeeld bij (potentiële of aanhangige) rechtszaken) en/of in anticipering op een (afwijkende) wettelijke verplichting.

Geautomatiseerde besluitvorming

Bij het aangaan van een overeenkomst met Younited® omtrent een zzp-opdracht, maken wij gebruik van deels geautomatiseerde besluitvorming. Wij doen dit om op een zo efficiënt en zo goed mogelijke manier objectief te kunnen bepalen of wij een bemiddelingsovereenkomst en/of tussenkomstovereenkomst kunnen sluiten met jou voor het uitvoeren van een zzp-opdracht. Hoe werkt dit? Als je hebt aangegeven in het kader van een zzp-opdracht met ons een overeenkomst te willen sluiten, dan ontvangen wij informatie van de zelfstandig ondernemer en opdrachtgever, zodat wij middels een checklist met een daaraan gekoppelde weging kunnen beoordelen of de inzet als zelfstandig ondernemer op de betreffende opdracht mogelijk is. Onze medewerkers zullen deze uitkomsten bekijken en beoordelen of ook daadwerkelijk een
overeenkomst met ons kan worden gesloten.

Wat zijn je rechten?

Je kunt ons op elk gewenst moment vragen om inzage in jouw persoonsgegevens of om het wijzigen, aanvullen of verwijderen ervan. Daarnaast kun je ons vragen om de persoonsgegevens die wij over jou verwerken te beperken en/of om je persoonsgegevens over te dragen (dataportabiliteit).

Wanneer je beschikt over een account in het Younited® platform dan kun je ook zelf je persoonsgegevens gedeeltelijk wijzigen, aanvullen en/of verwijderen. Indien je je lidmaatschap wil beëindigen kun je deze opzeggen door onder ‘Mijn instellingen’ dit verzoek in te dienen. Wil je onze nieuwsbrieven niet meer ontvangen, dan kan je je daarvoor afmelden via een link onderin de nieuwsbrief of door het ontvangen van de nieuwsbrief uit te zetten onder ‘Mijn instellingen’ op het platform.

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken. Je hebt eveneens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Jouw verzoeken en/of bezwaren kun je richten aan onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, zie hiervoor de gegevens onder ‘Contact’.

Contact

Als je vragen, opmerkingen of klachten hebt met betrekking tot dit privacy statement of de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, dan verzoeken wij je contact op te nemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming via privacy@rgfstaffing.nl of per post naar:

RGF Staffing the Netherlands B.V.
t.a.v. Mevrouw C. Bos
P.J. Oudweg 61
1314 CK Almere

Wij zullen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek/opmerking/klacht reageren.

Aanpassingen privacy statement

Wij kunnen dit privacy statement van tijd tot tijd aanpassen. Het meest recente privacy statement kan worden geraadpleegd via www.younited.nl/privacy.